Betrokken personen
- Kenia – School: Michael Mweni treedt op als projectleider en tussenpersoon voor betalingen aan aannemers.
- Kenia – Voedsel: Joseph Matawali, de lokale leverancier die de inkoop bij de groothandel uitvoert.
- Nederland – Stichting: Bob de Jong als projectmanager, technische en financiële beoordeling, vaststelling scope en oplevering. Als penningmeester, voorstellen van betalingen en voeren van administratie.
Werkwijze
Projecten volgen een vast schema:
- In overleg met de school wordt een project geïnitieerd; beide partijen mogen het initiatief nemen. De projectbehoefte wordt vastgelegd.
- Vanuit de projectbehoefte wordt een inventarisatie gemaakt van de direct benodigde zaken en de wensen, hierbij wordt een projectbeschrijving gemaakt. Deze wordt gepubliceerd op deze pagina op de website.
- Aan de hand van de behoeftes en wensen wordt een scope bepaald. Hiervoor wordt (doorgaans lokaal) een offerte opgevraagd – door één van de lokale partners.
- De offerte wordt aangeboden aan de Stichting, deze wordt inhoudelijk besproken en beoordeeld. Soms nemen wij de component arbeid uit de offerte en betalen de aannemer per dag, per ploeg. Ook kunnen we besluiten een deel van het werk neer te leggen bij de lokale gemeenschap, tegen een lagere prijs of zonder vergoeding.
Dit deel wordt afgesloten door een gehele of gedeeltelijke goedkeuring, mede op basis van beschikbare financiële middelen. - Het overeengekomen bedrag voor materialen wordt betaald aan Michael Mweni. Hij levert daarna facturen of kwitanties en foto’s aan, die Bob de Jong beoordeelt.
- Vervolgens wordt een bedrag voor arbeid overeengekomen en betaald aan Michael Mweni. Als wij kiezen voor betaling per dag, dan komen we een voorschot overeen, dat aan het eind van het project definitief wordt vastgesteld en verrekend. Bij betaling per dag levert hij een overzicht van gewerkte dagen aan.
- De oplevering van een project wordt gedaan op basis van fotomateriaal, alle opgeleverde projecten worden bij een eerstvolgend bezoek definitief beoordeeld op kwaliteit en volledigheid.
- Het project Voedsel verloopt op vergelijkbare wijze. Er is een budget voor de inkoop van voedsel overeengekomen. Joseph Matawali doet de inkoop bij de groothandel en verantwoordt deze met kwitanties. De autohuur voor het transport van het voedsel en de vergoeding van de kok zijn forfaitair vastgesteld.
- Betalingen worden geïnitieerd door de projectmanager/penningmeester van de Stichting. Betaling wordt uitgevoerd door de voorzitter.
Op deze wijze kunnen wij alle uitgaven en resultaten verantwoorden.